E-mailarchivering op basis van VNG Capstone
Duurzame e-mailarchivering volgens het VNG Capstone-model.
- Model
- VNG Capstone: archiveren op functie en rol
- Techniek
- Purview-bewaarbeleid, retention labels en records
- Kader
- Archiefwet, Woo en AVG
- Doel
- Bewaren wat moet, verwijderen wat mag
E-mail bevat vaak waardevolle en archiefwaardige informatie, maar niet alles hoeft bewaard te blijven. Het VNG Capstone-model biedt een pragmatische aanpak: archiveer op basis van functie en rol. Wij helpen u dit model te vertalen naar beleid en techniek binnen Microsoft 365.
Wat wij leveren
- E-mailarchivering op basis van het VNG Capstone-model
- Selectie op functie en rol in plaats van alles bewaren
- Vertaling naar Purview retention en records
- Bewaren wat moet, verwijderen wat mag
- Aansluiting op de Archiefwet en overheidsnormen
Herkent u dit?
Een mailbox is geen archief
Belangrijke besluiten staan in persoonlijke mailboxen. Vertrekt iemand, dan verdwijnt de context. Handmatig archiveren in het zaaksysteem gebeurt zelden volledig.
Alles bewaren of alles verwijderen
Beide zijn een risico. Alles bewaren is duur, vergroot het risico bij een datalek en maakt Woo-verzoeken zwaar. Alles verwijderen schendt de Archiefwet.
Onduidelijk wat archiefwaardig is
Van een medewerker mag niet verwacht worden dat hij elke mail beoordeelt. Zonder helder criterium ontstaat willekeur.
Overbrenging naar het e-depot
Uiteindelijk moet blijvend te bewaren informatie kunnen worden overgedragen, met metadata en in een duurzaam formaat. Daar moet u vooraf op inrichten.
Onze aanpak
-
Functies en rollen bepalen
Welke functies vallen onder de sleutelfuncties van de selectielijst (college, gemeentesecretaris, directeuren, compliancy officers en overige organen) en wie vult ze nu in? Dit is de kern van het Capstone-model.
-
Selectielijst vertalen
De categorieën en bewaartermijnen uit uw selectielijst worden vertaald naar een beperkt aantal bewaarregels die technisch uitvoerbaar zijn.
-
Techniek inrichten
Bewaarbeleid en retention labels in Microsoft Purview voor Exchange Online, met records management waar het moet en met bescherming tegen voortijdig verwijderen.
-
Testen op echte mailboxes
Een pilot laat zien of de regels doen wat ze moeten doen, en of uw medewerkers er hinder van hebben. Ook wat er na de bewaartermijn gebeurt, wordt getest.
-
Overdragen en borgen
Beheerafspraken, beoordeling voor vernietiging, verslaglegging en een route naar het e-depot, zodat het beleid ook over twee jaar nog klopt.
Wat u ontvangt
- Overzicht van functies en rollen met hun bewaarcategorie
- Bewaarregels die zijn afgeleid van uw selectielijst
- Ingerichte Purview-beleidsregels voor Exchange Online, getest in een pilot
- Een beoordelings- en vernietigingsproces met vastlegging
- Beleidsdocument voor het bestuur en de archivaris
- Advies voor uitbreiding naar Teams-chats, SharePoint en OneDrive
Voor wie
Gemeenten, provincies, waterschappen en andere (semi-)overheden die onder de Archiefwet vallen en Microsoft 365 gebruiken, en organisaties die een pragmatische, controleerbare manier zoeken om e-mail te bewaren zonder dat medewerkers zelf hoeven te archiveren.
Wat organisaties ons vragen
Wat is het Capstone-model precies?
Het is een aanpak waarbij e-mail niet per bericht wordt beoordeeld, maar per functie of rol: mailboxen van sleutelfuncties, zoals het college, de gemeentesecretaris en directeuren, worden blijvend bewaard; de mailboxen van overige medewerkers worden na zeven jaar vernietigd, gedeelde en geautomatiseerde mailboxen na een jaar of drie maanden. Dat maakt archiveren werkbaar. De Selectielijst e-mailbewaring 2024 van de VNG is de uitwerking voor Nederlandse gemeenten.
Voldoet dit aan de Archiefwet?
Het model is bedoeld als uitvoerbare invulling, maar de verantwoordelijkheid en de beoordeling blijven bij uw archivaris en bestuur. Wij zorgen dat de techniek doet wat het beleid zegt, en dat u dat kunt aantonen.
Kan dit in Microsoft 365, of hebben we een apart archiefsysteem nodig?
Voor het bewaren en beheersen van e-mail kan het in Microsoft Purview. Een e-depot of een zaak- en archiefsysteem blijft nodig voor blijvende bewaring en overdracht. We richten Microsoft 365 zo in dat de overgang daarheen mogelijk is.
En Teams, SharePoint en OneDrive?
Die vallen buiten de e-mail, maar horen in het totale beleid. Retention policies werken ook voor Teams-berichten, SharePoint en OneDrive. We adviseren in welke volgorde u dat het best uitbreidt.
Wat betekent dit voor Woo-verzoeken?
Wat u bewaart, kunt u vinden en verstrekken; wat is vernietigd, niet meer. Met de zeven jaar voor overige medewerkers en blijvende bewaring voor sleutelfunctionarissen weet u vooraf wat er nog is. Voor een lopend Woo-verzoek zet u de betrokken mailboxen vast met een hold in Purview eDiscovery, zodat niets wordt vernietigd zolang het verzoek loopt. Zoeken, lakken en als PDF verstrekken gaat in dezelfde omgeving.
Hebben jullie hier al iets over gepubliceerd?
Ja. In onze guides en blogs beschrijven we onder meer de Archiefwet, selectielijsten, e-mail bewaren met Purview en het e-depot. Zie de links onderaan deze pagina.
Begrippen bij deze dienst
Korte uitleg in gewone taal van de vakbegrippen die hier voorkomen.
Kennis uit de praktijk
Wat wij weten delen we openbaar: gratis guides, live Microsoft-nieuws en tools voor beheerders.
Bekijk ook onze andere diensten
Wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent?
Vertel in een kort gesprek waar u staat en wat u wilt bereiken. U hoort eerlijk of en hoe wij kunnen helpen.
