Provisioning met ProvisionPoint
Gecontroleerde, geautomatiseerde provisioning, groei zonder wildgroei.
- Partner
- ProvisionPoint-partner
- Doel
- Werkruimtes op aanvraag, met governance vanaf dag één
- Bouwstenen
- Sjablonen, naamgeving, eigenaren en levensduur
- Eerlijk advies
- Als de standaardfuncties volstaan, zeggen we dat
Wanneer iedereen zomaar teams en sites kan aanmaken, ontstaat chaos. Als ProvisionPoint-partner richten wij gecontroleerde provisioning in: gebruikers vragen werkruimtes aan via een helder proces, met de juiste sjablonen, naamgeving, eigenaren en levensduur.
Wat wij leveren
- Gecontroleerde aanvraag en goedkeuring van werkruimtes
- Sjablonen voor sites, Teams en bibliotheken
- Consistente naamgeving en metadata
- Eigenaarschap, hergebruik en opschoning (lifecycle)
- Governance die meegroeit met de organisatie
Herkent u dit?
Duizend teams, niemand weet waarom
Teams en sites ontstaan uit een ingeving. Na een jaar staan er tientallen dubbele, lege of verlaten werkruimtes, met of zonder gasten.
Geen naamgeving, geen eigenaar
Zoeken wordt lastig, opruimen onmogelijk, en bij een incident weet niemand wie erover gaat.
Aanvragen via de helpdesk
Het andere uiterste: alles vraagt om een ticket en duurt dagen. Gebruikers omzeilen dat met andere tools.
Beveiliging achteraf
Labels, extern delen en rechten worden pas ingesteld als de werkruimte al in gebruik is, en dan is het te laat om het nog goed te doen.
Onze aanpak
-
Werkruimtetypen bepalen
Welke soorten werkruimtes komen voor (project, afdeling, klant, dossier) en wat hoort daarbij: sjabloon, bibliotheken, kanalen, labels, gasten toegestaan of niet.
-
Aanvraagproces ontwerpen
Een korte aanvraag met de juiste vragen, en goedkeuring waar nodig. Zo licht dat gebruikers het gebruiken, zo streng dat het klopt.
-
Inrichten
Configuratie van ProvisionPoint met uw sjablonen, naamgevingsregels en eigenaarsschap, gekoppeld aan Microsoft 365-groepen, SharePoint, Teams en labels.
-
Levenscyclus
Periodieke bevestiging door eigenaren, archivering of verwijdering van ongebruikte werkruimtes en afspraken over wat er met de inhoud gebeurt.
-
Uitrol en beheer
Pilot met een afdeling, instructie voor eigenaren en beheerders, en een routine waarmee governance ook na oplevering blijft werken.
Wat u ontvangt
- Ingerichte aanvraag- en goedkeuringsstroom
- Sjablonen per werkruimtetype, inclusief structuur en beveiligingsinstellingen
- Naamgevings- en metadataregels die worden afgedwongen
- Eigenaar- en levenscyclusbeleid met herinneringen en opschoning
- Een governancedocument dat past bij uw organisatie
- Overdracht en instructie voor beheerders en eigenaren
Voor wie
Organisaties waar veel teams en sites worden aangemaakt (projecten, dossiers, klanten) en waar de omgeving daardoor onoverzichtelijk of onveilig wordt, of die meer willen dan de standaard beperking van wie teams mag aanmaken.
Wat organisaties ons vragen
Wat kunnen we zelf doen zonder extra software?
Microsoft 365 heeft zelf bouwstenen: een naamgevingsbeleid en verloopbeleid voor groepen in Microsoft Entra, het beperken van wie groepen mag aanmaken, standaardlabels en levenscyclusbeheer van sites in SharePoint Advanced Management. Voor een kleine omgeving kan dat volstaan.
Wanneer loont ProvisionPoint?
Als u veel werkruimtes aanmaakt, verschillende sjablonen nodig heeft, een aanvraagformulier met goedkeuring wilt en wilt dat structuur, rechten en labels bij het aanmaken al kloppen, zonder maatwerkcode te onderhouden.
Werkt dit voor bestaande teams en sites?
Voor nieuwe werkruimtes is het het eenvoudigst. Voor de bestaande omgeving adviseren we eerst een inventarisatie (eigenaren, gebruik, gasten) en ruimen we op of brengen we werkruimtes alsnog onder beheer.
Wat gebeurt er met een werkruimte als de eigenaar vertrekt?
Daar hoort een afspraak voor te zijn: een tweede eigenaar, een periodieke bevestiging en een route voor overdracht of archivering. Dat leggen we in het levenscyclusbeleid vast.
Begrippen bij deze dienst
Korte uitleg in gewone taal van de vakbegrippen die hier voorkomen.
Kennis uit de praktijk
Wat wij weten delen we openbaar: gratis guides, live Microsoft-nieuws en tools voor beheerders.
Wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent?
Vertel in een kort gesprek waar u staat en wat u wilt bereiken. U hoort eerlijk of en hoe wij kunnen helpen.
