Informatiemanagement & kwaliteitssystemen
Kwaliteitssystemen in Microsoft 365 die aantoonbaar op orde zijn.
- Kaders
- ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510 en sectorregels
- Kern
- Gecontroleerd documentbeheer met aantoonbare versies
- Gereedschap
- SharePoint, Power Automate en Purview
- Doel
- Een audit die vooraf geen stress meer geeft
Kwaliteit begint bij grip op documenten en processen. Wij richten kwaliteitssystemen in binnen Microsoft 365, met gecontroleerd documentbeheer, versiebeheer en heldere processen, zodat audits en certificeringen soepel verlopen.
Wat wij leveren
- Gecontroleerd documentbeheer en versiebeheer
- Kwaliteitshandboeken en procesdocumentatie in SharePoint
- Reviews, goedkeuringen en attenderingen
- Aantoonbare kwaliteit voor audits en certificering
- Aansluiting op ISO- en normkaders
Herkent u dit?
Welke versie is geldig?
Werkinstructies staan op vijf plekken, in verschillende versies. Bij een audit blijkt dat medewerkers een verouderde variant gebruikten.
Goedkeuring loopt via e-mail
Wie heeft wanneer wat goedgekeurd? Dat terugvinden kost dagen, en vaak lukt het niet meer.
Het kwaliteitshandboek is een papieren tijger
Het is er, maar het beschrijft niet meer hoe men werkt. De organisatie voldoet in de praktijk aan iets anders dan op papier.
Voor de audit alles bij elkaar zoeken
Weken voor de certificeringsaudit gaan op aan het bijeenzoeken van bewijs dat er eigenlijk gewoon zou moeten liggen.
Onze aanpak
-
Eisen in kaart
Welke normen gelden, welke documenten moeten beheerst worden en welk bewijs vraagt uw auditor? We vertalen normteksten naar concrete eisen aan documenten en registraties.
-
Documentstructuur ontwerpen
Documenttypen, eigenaren, reviewcycli en metadata (status, versie, geldig van/tot, proces), vastgelegd in contenttypen en bibliotheken.
-
Workflows en beheersing
Concept, review, goedkeuring en publicatie met Microsoft 365-mogelijkheden zoals versiebeheer, goedkeuringen in Power Automate en meldingen bij reviewdatums.
-
Overzetten en opschonen
Bestaande handboeken en procedures gaan gecontroleerd over. Verouderde varianten worden gearchiveerd, zodat er één geldige versie is.
-
Aantoonbaar maken
Rapporten en weergaven waarmee u direct laat zien wat geldig is, wie het heeft goedgekeurd en wanneer het is herzien.
Wat u ontvangt
- Een documentbeheerstructuur met vaste documenttypen, metadata en rollen
- Goedkeurings- en reviewprocessen met vastgelegde historie
- Een kwaliteitshandboek en procesdocumentatie in SharePoint, doorzoekbaar en actueel
- Overzichten van vervallen reviewdata, actuele versies en openstaande goedkeuringen
- Aansluiting op de bewijsvoering die uw auditor verwacht
- Handleiding voor documenteigenaren en kwaliteitsfunctionarissen
Voor wie
Organisaties met een ISO-certificering of een audit-verplichting (productie, zorg, techniek, installatie, dienstverlening) die hun kwaliteitssysteem in Microsoft 365 willen onderbrengen of daar al staan, maar niet met de beheersing die een auditor verwacht.
Wat organisaties ons vragen
Is SharePoint geschikt als kwaliteitssysteem?
Ja, mits goed ingericht. De normen vragen om beheerste documenten en registraties, en SharePoint biedt de bouwstenen (versies, goedkeuring, rechten, metadata). Het verschil zit in de inrichting: zonder eigenaren, statussen en reviewcycli blijft het een gewone mappenstructuur.
Hebben we een apart kwaliteitsmanagementpakket nodig?
Niet per se. Voor veel organisaties volstaat Microsoft 365, dat u toch al heeft. Bij zeer complexe eisen, zoals uitgebreide CAPA- of auditmodules, kan een gespecialiseerd pakket passen. We zeggen het eerlijk als dat zo is.
Kunnen we daarmee ook aan ISO 27001 of NEN 7510 voldoen?
De documentbeheersing draagt eraan bij, denk aan beleid, procedures en bewijsvoering. Certificering vraagt daarnaast om onder meer risicomanagement en technische maatregelen. We richten ons op het deel binnen Microsoft 365 en sluiten aan op uw ISMS-aanpak.
Wat als onze documenten nu in Word en op een fileserver staan?
Dan combineren we deze dienst met een migratie: eerst het huidige handboek doorlopen en opschonen, dan overzetten in de nieuwe structuur, zodat u niet twee keer werk heeft.
Begrippen bij deze dienst
Korte uitleg in gewone taal van de vakbegrippen die hier voorkomen.
Kennis uit de praktijk
Wat wij weten delen we openbaar: gratis guides, live Microsoft-nieuws en tools voor beheerders.
Bekijk ook onze andere diensten
Wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent?
Vertel in een kort gesprek waar u staat en wat u wilt bereiken. U hoort eerlijk of en hoe wij kunnen helpen.
