Selectiebesluit 2027 voor gemeenten: wat is nieuw en wat verandert er?
Gemeenten bewaren en vernietigen hun informatie al jaren volgens de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Die lijst krijgt een opvolger: het Selectiebesluit 2027. De VNG legde het ontwerp van 3 augustus tot en met 5 oktober 2026 voor aan gemeenten. Het nieuwe besluit hoort bij de Archiefwet 2026, die naar verwachting op 1 januari 2027 in werking treedt. In deze blog zetten wij op een rij wat er nieuw is, wat er anders is dan bij eerdere selectielijsten, wat er geldt voor e-mail en wat het betekent voor uw inrichting in Microsoft 365.
Let op: dit gaat over een ontwerp. De consultatie is net gesloten. Bewaartermijnen en procestypen kunnen nog veranderen voordat het besluit wordt vastgesteld. Pas uw retentielabels pas aan als de definitieve tekst er is.
Waarom een selectiebesluit?
De Archiefwet 2026 vervangt de Archiefwet 1995. Daarin verandert de selectielijst in een selectiebesluit, en heten archiefbescheiden voortaan documenten. De machtiging die gemeenten eerder aan de VNG gaven voor de Selectielijst 2020 is onder de nieuwe wet niet meer genoeg. Daarom vraagt de VNG elke gemeente opnieuw om een machtiging, zodat zij het besluit namens alle gemeenten kan laten vaststellen. Wat de nieuwe wet verder verandert, leest u in onze blog Archiefwet 2026 versus Archiefwet 1995.
Wat is nieuw?
- Een nieuw onderdeel voor data en datagericht werken. Voor het eerst staan er bewaartermijnen in voor data en voor het werken met data. Tot nu toe moest u die zelf afleiden uit het proces waarin de data ontstond.
- Twee nieuwe procestypen: beheerobject monitoren en analyse of onderzoek uitvoeren. Denk aan het volgen van de staat van wegen, bruggen of riolering, en aan analyses en onderzoeken die de gemeente zelf uitvoert.
- Nieuwe bewaartermijnen uit nieuwe wetgeving. Wetten die na 2020 zijn ingegaan, hebben eigen termijnen gekregen. Bij bestaande procestypen zijn resultaten aangepast of geschrapt.
- Een nieuwe vorm. Het besluit volgt het nieuwe sjabloon van het Nationaal Archief, en de bewaartermijnen worden anders gepresenteerd.
- Meer gelijk met provincies en waterschappen. De termijnen zijn zoveel mogelijk gelijkgetrokken. Er komen tabellen voor basisregistraties en gedeelde registers, met de bewaareisen die daarvoor gelden.
- Een concordantie 2020-2027. Bij het ontwerp hoort een tabel die laat zien waar elk onderdeel van de Selectielijst 2020 in het nieuwe besluit terechtkomt. Die heeft u nodig om uw bestaande indeling om te zetten.
Wat is anders dan bij eerdere selectielijsten?
Het Selectiebesluit 2027 bouwt voort op de procesgerichte opzet van de selectielijsten van 2017 en 2020: per procestype en per resultaat staat vast hoe lang u iets bewaart, of dat u het blijvend bewaart. Wat verschuift, is vooral de juridische basis en wat erbij komt.
| Onderwerp | Selectielijst 2017 | Selectielijst 2020 | Selectiebesluit 2027 (ontwerp) |
|---|---|---|---|
| Wet | Archiefwet 1995 | Archiefwet 1995 | Archiefwet 2026 |
| Soort document | Selectielijst | Selectielijst | Selectiebesluit, met een geldigheid van maximaal tien jaar |
| Geldt voor | Documenten uit 2017 tot en met 2019 | Documenten vanaf 1 januari 2020 | Vanaf de inwerkingtreding, beoogd 1 januari 2027 |
| Opzet | Procesgericht: procestypen met resultaten | Zelfde opzet, zonder voorwaardelijke termijnen zodat vernietigen te automatiseren is | Zelfde basis, in het nieuwe sjabloon van het Nationaal Archief |
| Nieuwe onderwerpen | – | Algoritmen en inloggegevens | Data en datagericht werken, twee nieuwe procestypen, basisregistraties en gedeelde registers |
| Wat blijvend bewaard wordt | Vastgelegd per procestype | Idem, aangevuld met een trendanalyse (later vervangen door de hotspotmonitor) | Idem, met de hotspotmonitor |
| Afwijken | Niet vooruitlopend op een nieuwe lijst | Gemotiveerd afwijken mag, ook vooruitlopend op een nieuw besluit | |
| Overbrengen naar het archief | Blijvend te bewaren informatie na twintig jaar | Na tien jaar | |
| Als onderdeel van het proces | Als onderdeel van het proces, of apart via de Selectielijst e-mailbewaring (Capstone) voor wie zich aansloot | Geen wijziging: de Selectielijst e-mailbewaring blijft apart | |
Staat er iets in over e-mailarchivering?
Kort antwoord: nee, het Selectiebesluit 2027 verandert niets aan e-mailarchivering. De VNG heeft de Selectielijst e-mailbewaring, de lijst volgens de Capstone-methode, bewust niet in het nieuwe besluit opgenomen. Die lijst blijft een apart besluit naast het Selectiebesluit 2027. De VNG wil eerst de gevolgen onderzoeken en bekijkt bij de volgende evaluatie of de lijsten samengaan.
- Bent u aangesloten bij de Selectielijst e-mailbewaring? Dan blijft die voor u gelden. De mailboxen van een vaste lijst sleutelfunctionarissen bewaart u blijvend, de mailboxen van alle andere medewerkers minimaal zeven jaar, waarna u ze vernietigt.
- Niet aangesloten? Dan valt u er ook met het Selectiebesluit 2027 niet onder, en aansluiten kan nu niet meer. E-mail bewaart u dan zoals de rest van uw informatie: als onderdeel van het proces of dossier waar de mail bij hoort, volgens de termijn van dat procestype.
Hoe Capstone werkt en hoe u het met retentiebeleid in Microsoft Purview inricht, leest u in VNG Capstone uitgelegd. Voor chats in Teams staat in het ontwerp niets nieuws; die vallen onder dezelfde regels als de informatie waar ze bij horen.
Wat betekent dit in Microsoft 365?
In Microsoft 365 wordt een selectielijst meestal een bestandsplan met retentielabels in Microsoft Purview: per procestype en resultaat een label met de juiste termijn. Een nieuw besluit betekent dus een herziening van dat bestandsplan.
- Gebruik de concordantie. Leg de concordantie 2020-2027 naast uw bestandsplan. Labels waarvan het procestype en de termijn gelijk blijven, hoeven alleen een nieuwe verwijzing. Labels met een andere termijn of een geschrapt resultaat vragen een nieuw label.
- Pas bestaande labels niet zomaar aan. Een gewijzigde termijn op een bestaand label geldt ook voor alles wat dat label al heeft. Informatie van vóór 2027 valt onder de oude lijst. Maak daarom nieuwe labels voor het nieuwe besluit en laat de oude staan voor de oude informatie.
- Denk na over data. Het nieuwe onderdeel voor datagericht werken gaat over datasets, analyses en de gegevens achter dashboards. Die staan vaak buiten SharePoint, bijvoorbeeld in Power BI, Fabric of een datawarehouse. Breng in kaart waar ze staan en hoe u er een termijn op legt.
- Overbrengen na tien jaar. Blijvend te bewaren informatie gaat onder de Archiefwet 2026 na tien jaar naar de archiefbewaarplaats, in plaats van na twintig. Een beoordeling vóór verwijdering of een exportstap naar uw e-depot komt daardoor sneller in beeld.
Labels in bulk aanmaken uit een Excel-bestand? Zie de guide Recordlabels in bulk via het File Plan.
Wat moet u nu doen?
- Machtig de VNG vóór 1 november 2026. Het college stuurt het machtigingsformulier uit de ledenbrief van 23 juli 2026 naar de VNG. Wie te laat is, kan zich later niet meer aansluiten.
- Informeer uw gemeenschappelijke regelingen. Taken die u aan een gemeenschappelijke regeling heeft overgedragen, vragen een eigen machtiging van die regeling. Voor taken in mandaat geldt dat alleen voor het eigen bedrijfsvoeringsarchief van een openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie.
- Bekijk de concordantie. Zie welke procestypen en termijnen voor uw gemeente veranderen, en welke labels, zaaktypen en documenttypen dat raakt.
- Plan de omzetting na vaststelling. Wacht met het aanpassen van labels en zaaktypen tot het besluit is vastgesteld, maar zorg dat het plan klaarligt.
Bronnen
Vragen naar aanleiding van dit artikel?
Wij denken graag met u mee. Stuur een bericht via LinkedIn.
Bericht via LinkedIn →